{"id":8237,"date":"2025-01-22T10:57:54","date_gmt":"2025-01-22T10:57:54","guid":{"rendered":"https:\/\/estadocomarte.pt\/site\/?p=8237"},"modified":"2025-01-22T10:59:06","modified_gmt":"2025-01-22T10:59:06","slug":"combate-a-fraude-5-das-receitas-das-empresas-perdem-se-anualmente-devido-a-fraudes-em-geral","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/estadocomarte.pt\/site\/2025\/01\/22\/combate-a-fraude-5-das-receitas-das-empresas-perdem-se-anualmente-devido-a-fraudes-em-geral\/","title":{"rendered":"Combate \u00e0 fraude. 5% das receitas das empresas perdem-se anualmente devido a fraudes em geral"},"content":{"rendered":"

De que forma podem as empresas reduzir riscos? Existe solu\u00e7\u00e3o se os diferentes departamentos de uma organiza\u00e7\u00e3o trabalharem em conjunto para reduzir o risco operacional. A SAP Concur explica de que forma as equipas de tecnologia e de finan\u00e7as podem colaborar para combater a fraude, em particular as relacionadas com Travel & Expenses (T&E) e desta forma recuperar as suas receitas descontroladas.<\/strong><\/p>\n

A fraude \u00e9 um tema do quotidiano nas organiza\u00e7\u00f5es e na sociedade em geral, e constitu\u00ed um desafio permanente para as equipas financeiras. Atualmente, a maioria dos relat\u00f3rios de despesas \u00e9 transparente e honesta e est\u00e1 em conformidade com as pol\u00edticas das empresas, no entanto, uma pequena parte cont\u00e9m atividades que intencionalmente enganam a empresa em benef\u00edcio do colaborador.<\/p>\n

Esta realidade n\u00e3o \u00e9 isolada, ou seja, estes casos, ainda que representem uma pequena parte do global, acumulam-se: de acordo com a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) a n\u00edvel global, as organiza\u00e7\u00f5es perdem uma m\u00e9dia de 5% nas suas receitas anuais devido ao facto dos seus colaboradores utilizarem de forma intencional e abusiva os recursos da empresa, segundo o 2024 ACFE Report to the Nations.<\/p>\n

Por outro lado, os dados indicam que num contexto pautado por conflitos geopol\u00edticos, estagna\u00e7\u00e3o do com\u00e9rcio internacional e profunda incerteza econ\u00f3mica, o risco do aumento de fraude tornou-se real e acabar\u00e1 por sobrecarregar os or\u00e7amentos das empresas.<\/p>\n

Entretanto, a democratiza\u00e7\u00e3o de tecnologias como a IA generativa facilitou a cria\u00e7\u00e3o e falsifica\u00e7\u00e3o de recibos de despesas fraudulentos por parte dos funcion\u00e1rios.<\/p>\n

Aplica\u00e7\u00e3o de controlos para evitar fraudes<\/strong><\/p>\n

Os programas de conformidade s\u00f3lidos requerem controlos internos para evitar despesas irregulares. As equipas financeiras e tecnol\u00f3gicas podem trabalhar em conjunto para definir estes controlos de acordo com as pol\u00edticas da empresa.<\/p>\n

Por exemplo, a maioria das equipas financeiras beneficiaria da apresenta\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica de transa\u00e7\u00f5es e recibos, por exemplo, de grandes fornecedores de viagens e transportes como o Uber ou o Bol ,no seu sistema de T&E. As despesas que entram direta e automaticamente no sistema dificultam a falsifica\u00e7\u00e3o de transa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

A tecnologia subjacente \u00e0 automatiza\u00e7\u00e3o e \u00e0s interven\u00e7\u00f5es precoces reduz a probabilidade de surgirem problemas mais tarde no processo de despesas, uma vez que os empregados podem ser notificados e at\u00e9 impedidos de efetuar pagamentos que n\u00e3o se enquadrem na pol\u00edtica da empresa.<\/p>\n

Aquisi\u00e7\u00e3o dos sistemas certos para detetar fraudes<\/strong><\/p>\n

Qualquer fraude que n\u00e3o possa ser evitada deve ser detetada \u2013 e neste cap\u00edtulo, as equipas tecnol\u00f3gicas assumem um papel preponderante para ajudar as equipas financeiras a adquirirem os sistemas mais eficazes, do ponto de vista t\u00e9cnico.<\/p>\n

O software de IA \u00e9 uma ferramenta \u00fatil para a dete\u00e7\u00e3o de fraudes. Ao trabalhar com grandes conjuntos de dados, pode identificar padr\u00f5es e irregularidades que podem surgir de transa\u00e7\u00f5es em dinheiro e outras formas dos colaboradores de uma empresa, tentarem contornar o sistema de despesas. Isto pode ajudar a dissuadir potenciais casos de m\u00e1 conduta e disponibilizar tempo aos auditores para trabalharem em tarefas mais estrat\u00e9gicas ou complexas que exijam interven\u00e7\u00e3o humana.<\/p>\n

As equipas tecnol\u00f3gicas est\u00e3o mais bem posicionadas para avaliar e selecionar as solu\u00e7\u00f5es de que as finan\u00e7as necessitam para as suas auditorias, integrando-as perfeitamente no conjunto de tecnologias existentes na empresa. Isto permitir\u00e1 \u00e0s equipas financeiras extrair facilmente os dados dos sistemas relevantes para captar e assinalar atividades invulgares para uma inspe\u00e7\u00e3o mais aprofundada – minimizando os casos de fraude.<\/p>\n

Revis\u00e3o regular dos sistemas digitais<\/strong><\/p>\n

As expetativas em mat\u00e9ria de viagens e despesas mudam com o tempo. Por exemplo, se a sua empresa funciona com base num modelo de trabalho h\u00edbrido, a pol\u00edtica pode permitir que os empregados paguem determinadas despesas de escrit\u00f3rio em casa que n\u00e3o eram permitidas h\u00e1 alguns anos, como Wi-Fi ou um segundo ecr\u00e3. \u00c0 medida que as pol\u00edticas da empresa evoluem, os sistemas de gest\u00e3o da fraude tamb\u00e9m t\u00eam de evoluir.<\/p>\n

Os limites e as regras com que os sistemas est\u00e3o configurados devem ser atualizados ap\u00f3s cada altera\u00e7\u00e3o da pol\u00edtica vigente. Ao reavaliar regularmente as pol\u00edticas e comunicar as altera\u00e7\u00f5es, as finan\u00e7as podem garantir que qualquer atividade que possa ser considerada fraudulenta \u00e9 detetada – mesmo que tenha sido permitida pelas pol\u00edticas anteriores.<\/p>\n

Combater a fraude e garantir a conformidade \u00e9 uma tarefa cont\u00ednua. As equipas de toda a organiza\u00e7\u00e3o podem trabalhar em conjunto para evitar despesas n\u00e3o autorizadas, estabelecer sistemas para detetar fraudes e garantir que esses sistemas se mant\u00eam relevantes \u00e0 medida que as pol\u00edticas evoluem.<\/p>\n

Uma abordagem robusta e em tr\u00eas vertentes para combater a fraude ajudar\u00e1 a proteger os seus resultados – e como a incerteza econ\u00f3mica persiste, nunca houve melhor altura para se antecipar<\/p>\n

Proteger os resultados: 5 formas de promover a conformidade com as T&E<\/strong><\/p>\n

Assegurar a conformidade das Travel & Expenses n\u00e3o \u00e9 um exerc\u00edcio f\u00e1cil. Com a persist\u00eancia da incerteza econ\u00f3mica e a evolu\u00e7\u00e3o das formas de trabalho, as empresas enfrentam novos riscos. E uma m\u00e1 conformidade com as pol\u00edticas da empresa tem consequ\u00eancias:a Association of Certified Fraud Examiners, ACFE, estima que 5% das receitas das empresas se perdem anualmente devido a fraudes em geral.<\/p>\n

Para evitar a fraude especificamente em Travel & Expenses; para reduzir a carga de trabalho e afetar os or\u00e7amentos de forma eficaz, \u00e9 vital garantir a total conformidade com as pol\u00edticas da empresa. Estes s\u00e3o cinco controlos que pode introduzir para aumentar a conformidade:<\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n

1. Manter as pol\u00edticas atualizadas<\/p>\n

Dados recentes sugerem que 72% das empresas j\u00e1 implementaram um \u201cregresso ao escrit\u00f3rio\u201d na sequ\u00eancia da mudan\u00e7a generalizada para o trabalho remoto. As formas de trabalho est\u00e3o a evoluir e os l\u00edderes devem garantir que as pol\u00edticas da empresa acompanham a evolu\u00e7\u00e3o dos tempos. \u00c9 importante reavaliar regularmente as pol\u00edticas para evitar incumprimentos.<\/p>\n

Por exemplo, cada fun\u00e7\u00e3o empresarial deve chegar a acordo sobre o que constitui uma despesa aceit\u00e1vel quando se trabalha \u00e0 dist\u00e2ncia. As atualiza\u00e7\u00f5es cont\u00ednuas permitem que os l\u00edderes mantenham as pol\u00edticas relevantes e adotem uma abordagem \u00e1gil para lidar com atividades n\u00e3o conformes.<\/p>\n

2. Ofere\u00e7a forma\u00e7\u00e3o regular<\/p>\n

A Association of Certified Fraud Examiners, ACFE, concluiu que a forma\u00e7\u00e3o de sensibiliza\u00e7\u00e3o para a fraude reduz o custo e a dura\u00e7\u00e3o da atividade fraudulenta, ajudando os funcion\u00e1rios a compreender as expectativas da empresa.<\/p>\n

Melhorar a forma\u00e7\u00e3o em torno das pol\u00edticas, especialmente se estas forem ajustadas com frequ\u00eancia, ajuda os l\u00edderes a minimizar as infra\u00e7\u00f5es antes que estas aconte\u00e7am.<\/p>\n

Esta forma\u00e7\u00e3o pode assumir a forma de horas de expediente regulares com os empregados que n\u00e3o viajam frequentemente, ou de forma\u00e7\u00e3o obrigat\u00f3ria em sistemas digitais utilizados para registar e comunicar despesas.<\/p>\n

3. Utilizar tecnologias inteligentes<\/p>\n

As tecnologias inovadoras est\u00e3o a aproximar a conformidade do ponto de venda, reduzindo a probabilidade de problemas mais tarde no processo de aprova\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Por exemplo, a apresenta\u00e7\u00e3o de despesas pode ser automatizada, com os recibos a serem automaticamente carregados no sistema de T&E de fornecedores de viagens e transportes como a Uber.<\/p>\n

Inova\u00e7\u00f5es como estas apoiam a conformidade das despesas e dos relat\u00f3rios. E os colaboradores est\u00e3o prontos para a mudan\u00e7a: de acordo com os dados da SAP Concur, dois ter\u00e7os dos gestores gostariam de ver a IA incorporada nas ferramentas de T&E.<\/p>\n

4. Controlar o tempo do auditor<\/p>\n

A nova automatiza\u00e7\u00e3o permite que os auditores canalizem o seu tempo para tarefas estrat\u00e9gicas e de maior valor. Mas o ritmo deve ser mantido.<\/p>\n

Uma forma de garantir que o tempo do auditor \u00e9 bem empregue \u00e9 rever o tempo atribu\u00eddo a cada relat\u00f3rio. Isto permite aos departamentos financeiros inspecionar a forma como os recursos de auditoria s\u00e3o distribu\u00eddos e fazer as altera\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias.<\/p>\n

Com uma maior visibilidade, os respons\u00e1veis pela aprova\u00e7\u00e3o podem manter o seu tempo dispon\u00edvel para tarefas priorit\u00e1rias, como a revis\u00e3o de padr\u00f5es de despesas suspeitas identificadas pela IA – e ajudar a combater a n\u00e3o conformidade.<\/p>\n

5. Tornar a informa\u00e7\u00e3o acess\u00edvel<\/p>\n

Antes de os empregados poderem preencher os relat\u00f3rios de despesas, precisam de saber o que podem e o que n\u00e3o podem pedir. Para tal, \u00e9 necess\u00e1rio comunicar eficazmente as pol\u00edticas de T&E, o que constitui um processo em duas partes.<\/p>\n

Em primeiro lugar, todas as atualiza\u00e7\u00f5es das pol\u00edticas devem ser claramente comunicadas a todo o pessoal relevante. Mas este n\u00e3o \u00e9 um exerc\u00edcio \u00fanico. Os l\u00edderes devem garantir que os pormenores completos da pol\u00edtica est\u00e3o bem documentados e suficientemente acess\u00edveis para que os funcion\u00e1rios possam consult\u00e1-los mais tarde e compreender imediatamente os limites das despesas que podem efetuar.<\/p>\n

Com a devida pondera\u00e7\u00e3o, as empresas podem promover uma maior conformidade com as pol\u00edticas de despesas da empresa. Reduzir essa perda de receitas de 5% \u00e9 uma mudan\u00e7a necess\u00e1ria para muitas organiza\u00e7\u00f5es protegerem os seus resultados – e come\u00e7a com estas medidas inteligentes relacionadas com T&E.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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