Em todo o mundo, 51% dos gestores de viagens, Travel Managers e gestores de Recursos Humanos, já estão a investir em tecnologia de IA para tornar as viagens de negócios mais eficientes. Uma tendência clara, dado que em 2023 o número era de apenas 15%.
Com o Joule, o copiloto de IA da SAP, começou uma nova Era de aplicações cruzadas. O Joule combina dados de todas as áreas de uma empresa e otimiza os fluxos de trabalho – não só na gestão de viagens de negócios, mas também noutras áreas, como a cadeia de abastecimento, o aprovisionamento ou os recursos humanos. A integração bidirecional do Joule e do Microsoft Copilot, anunciada pela SAP no SAP Sapphire, irá alargar ainda mais o alcance da aplicação e aumentar a produtividade.
O potencial da IA para as viagens de negócios, em concreto para os CFO, Travel Managers e gestores de Recursos Humanos, permite a integração da inteligência artificial na gestão das viagens de negócios, segundo o estudo de Global Business Travel Survey. 51% dos CFO já estão a investir em tecnologia de IA para tornar as viagens de negócios mais eficientes – uma tendência clara, dado que em 2023 o número era de apenas 15%. Os Travel Managers também sublinham a relevância da IA no atual Global Business Travel Survey: 64%2 dos Travel Managers gostariam de ter apoio da IA.
Esta necessidade de recurso à IA, deve-se ao facto de as viagens de negócios implicarem muito trabalho administrativo. As viagens têm de ser marcadas e as despesas têm de ser apresentadas. As equipas financeiras têm de verificar a sua exatidão, corrigi-las se necessário e liquidá-las o mais rapidamente possível. É aqui que a inteligência artificial entra em ação, não só simplificando o processo para os colaboradores das organizações, mas também acrescentando valor.
A solução de gestão de viagens de negócios e despesas SAP Concur está a melhorar os processos através da integração da IA e a facilitar a vida dos viajantes e das equipas no backoffice. Um sistema integrado de gestão de viagens de negócios de ponta a ponta e interfaces inteligentes permitem que os utilizadores realizem o seu processo de reserva e faturação numa única plataforma. Simultaneamente, as empresas podem acompanhar as despesas dos seus funcionários em qualquer altura e, desta forma conseguem gerir os orçamentos de viagem de forma informada.
A tecnologia de IA é utilizada nas soluções SAP Concur há mais de 10 anos. O Joule marcará em breve o próximo passo no roteiro da IA e dá uma ideia do rumo que a viagem está a tomar: as reservas de viagens e os relatórios de despesas serão quase autónomos. As tarefas administrativas são tratadas com a ajuda da IA, dando a todos os envolvidos mais tempo para atividades de valor acrescentado.
Evitar o caos dos custos e recibos
Quer se trate de bilhetes de comboio ou de despesas de alojamento: se os colaboradores quiserem ser reembolsados das despesas de uma viagem de negócios, têm de apresentar um comprovativo sob a forma de fatura ou recibo. Para evitar pilhas de papel, as empresas podem oferecer soluções digitais com algoritmos inteligentes de IA para registar estas despesas. Por exemplo, os viajantes podem tirar uma fotografia do recibo num café ou durante a pausa para almoço e a inteligência artificial incorporada inicia o processo de recolha de dados.
O ExpenseIt da SAP Concur utiliza IA para analisar recibos fotografados ou PDFs e extrair informações relevantes. Estas incluem informações sobre o recibo (nome e endereço do emissor da fatura, detalhes da despesa e a data da fatura ou do recibo), bem como o tipo de despesa (categorização do recibo). Esta recolha automatizada de dados aumenta a fiabilidade dos dados, eliminando erros humanos, como erros de digitação ou recibos antigos e incorretamente apresentados. Reduz também os custos administrativos para os gestores financeiros e de viagens, bem como o tempo gasto na introdução manual de despesas. O ExpenseIt está a ser continuamente desenvolvido e a precisão da leitura de diferentes idiomas e de informações relacionadas com impostos é melhorada pela IA generativa.
A IA generativa otimiza a gestão das viagens de negócios mesmo antes do início da viagem, fornecendo estimativas de custos automatizadas: a pessoa que faz a reserva define os principais dados e parâmetros e o sistema utiliza a IA generativa para determinar preços realistas para os segmentos individuais. Isto elimina a necessidade de o viajante pesquisar e calcular o montante exato. A avaliação também ajuda as empresas a controlar o orçamento disponível e, assim, a utilizá-lo de forma otimizada. Tudo no interesse da experiência de viagem e da eficiência de custos.
Estruturar as despesas e detetar fraudes
Além da recolha de dados, a integridade dos dados é crucial – erros inconscientes ou mesmo deliberados nos dados de despesas conduzem frequentemente a custos elevados. Os recibos revistos manualmente raramente estão isentos de erros e a própria revisão é muitas vezes morosa. Utilizando a inteligência artificial, o conteúdo e o contexto dos recibos podem ser comparados com as políticas individuais da empresa e com os relatórios de despesas numa fração de tempo. Isto garante que os dados do recibo correspondem aos dados da fatura.
O Concur Detect by Oversight também analisa os extratos para detetar dados incorretos e identifica padrões de fraude. Isto é difícil ou impossível de fazer manualmente, uma vez que é difícil detetar padrões como declarações apresentadas regularmente abaixo do limite de auditoria ou viagens de carro frequentes ao fim de semana.
A análise automatizada permite às empresas concentrarem-se em casos de fraude reais e recorrentes. Os dados extraídos, analisados e validados são automaticamente atribuídos às categorias de despesas correspondentes pelos algoritmos de IA. Este processo facilita as equipas financeiras a identificar e implementar medidas de redução de custos com base nas tendências dos dados.
Sem problemas com as autoridades fiscais
Os processos internos de despesas de viagem podem ser otimizados em termos de ausência de erros e de coerência. É particularmente difícil para as empresas que operam a nível internacional cumprir os regulamentos globais do IVA. Em conjunto com a Blue dot, a SAP Concur introduziu a Concur Tax Assurance by Blue dot. Esta plataforma dinâmica utiliza os conhecimentos fiscais mais recentes para analisar as transações, de modo a cumprir os regulamentos fiscais em diferentes países e regiões.
O Concur Benefits Assurance da Blue dot é também a ferramenta para otimizar a conformidade fiscal. Isto deve-se ao facto de a Garantia de Benefícios ser uma tecnologia inovadora que deteta os benefícios tributáveis dos empregados que estão, sem saber, escondidos nos relatórios de despesas. Em conjunto, as soluções são capazes de ultrapassar os desafios fiscais e de conformidade transfronteiriços e tornar a gestão de despesas mais eficiente.
Alívio através de uma inteligência artificial fiável
À medida que o mundo à nossa volta se torna cada vez mais complexo, a inteligência artificial oferece muitas formas de reduzir a complexidade. Os algoritmos podem ajudar a processar grandes quantidades de dados de forma eficiente e eficaz. Conjuntos complexos de regras, como as orientações fiscais internacionais, podem ser verificados de forma fiável e rápida para cada despesa individual com um mínimo de interação humana. A capacidade de aprendizagem da tecnologia significa que a necessidade de intervenção humana em casos de áreas cinzentas irá diminuir com o tempo.
Próximo nível com Joule
A inteligência artificial otimiza a gestão das viagens de negócios e permite que as empresas utilizem os seus recursos de uma forma mais planeada e estratégica. Graças às parcerias da SAP com os mais fiáveis modelos de linguagem de grande dimensão (LLM), a SAP Concur pode aproveitar o seu historial de IA na reserva e faturação de viagens e otimizar ainda mais esta área para as empresas. O Joule, o copiloto de IA da SAP, juntamente com o Microsoft Copilot, irá em breve dar aos utilizadores finais da SAP um novo impulso de produtividade.
O Joule tornar-se-á a interface do utilizador para as aplicações SAP, abrindo novas possibilidades para as viagens de negócios. Os colaboradores podem através de uma simples consulta saber se estão a agir de acordo com as políticas da empresa, uma vez que o Joule é alimentado com dados do SAP Concur, bem como com dados individuais da empresa. Com a integração do Microsoft Copilot e a ligação a aplicações como o Microsoft Teams ou o Outlook, o Joule também pode, por exemplo, introduzir compromissos diretamente no calendário do Outlook ao reservar uma viagem.
Desta forma, a Joule está a dar o próximo passo importante em direção a viagens de negócios mais eficientes. A inteligência artificial deve ser sempre vista como uma ferramenta para facilitar os processos e a vida das pessoas. E através do desenvolvimento constante e da formação para casos de utilização específicos, a IA continuará a evoluir no futuro.
