De que forma podem as empresas reduzir riscos? Existe solução se os diferentes departamentos de uma organização trabalharem em conjunto para reduzir o risco operacional. A SAP Concur explica de que forma as equipas de tecnologia e de finanças podem colaborar para combater a fraude, em particular as relacionadas com Travel & Expenses (T&E) e desta forma recuperar as suas receitas descontroladas.
A fraude é um tema do quotidiano nas organizações e na sociedade em geral, e constituí um desafio permanente para as equipas financeiras. Atualmente, a maioria dos relatórios de despesas é transparente e honesta e está em conformidade com as políticas das empresas, no entanto, uma pequena parte contém atividades que intencionalmente enganam a empresa em benefício do colaborador.
Esta realidade não é isolada, ou seja, estes casos, ainda que representem uma pequena parte do global, acumulam-se: de acordo com a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) a nível global, as organizações perdem uma média de 5% nas suas receitas anuais devido ao facto dos seus colaboradores utilizarem de forma intencional e abusiva os recursos da empresa, segundo o 2024 ACFE Report to the Nations.
Por outro lado, os dados indicam que num contexto pautado por conflitos geopolíticos, estagnação do comércio internacional e profunda incerteza económica, o risco do aumento de fraude tornou-se real e acabará por sobrecarregar os orçamentos das empresas.
Entretanto, a democratização de tecnologias como a IA generativa facilitou a criação e falsificação de recibos de despesas fraudulentos por parte dos funcionários.
Aplicação de controlos para evitar fraudes
Os programas de conformidade sólidos requerem controlos internos para evitar despesas irregulares. As equipas financeiras e tecnológicas podem trabalhar em conjunto para definir estes controlos de acordo com as políticas da empresa.
Por exemplo, a maioria das equipas financeiras beneficiaria da apresentação automática de transações e recibos, por exemplo, de grandes fornecedores de viagens e transportes como o Uber ou o Bol ,no seu sistema de T&E. As despesas que entram direta e automaticamente no sistema dificultam a falsificação de transações.
A tecnologia subjacente à automatização e às intervenções precoces reduz a probabilidade de surgirem problemas mais tarde no processo de despesas, uma vez que os empregados podem ser notificados e até impedidos de efetuar pagamentos que não se enquadrem na política da empresa.
Aquisição dos sistemas certos para detetar fraudes
Qualquer fraude que não possa ser evitada deve ser detetada – e neste capítulo, as equipas tecnológicas assumem um papel preponderante para ajudar as equipas financeiras a adquirirem os sistemas mais eficazes, do ponto de vista técnico.
O software de IA é uma ferramenta útil para a deteção de fraudes. Ao trabalhar com grandes conjuntos de dados, pode identificar padrões e irregularidades que podem surgir de transações em dinheiro e outras formas dos colaboradores de uma empresa, tentarem contornar o sistema de despesas. Isto pode ajudar a dissuadir potenciais casos de má conduta e disponibilizar tempo aos auditores para trabalharem em tarefas mais estratégicas ou complexas que exijam intervenção humana.
As equipas tecnológicas estão mais bem posicionadas para avaliar e selecionar as soluções de que as finanças necessitam para as suas auditorias, integrando-as perfeitamente no conjunto de tecnologias existentes na empresa. Isto permitirá às equipas financeiras extrair facilmente os dados dos sistemas relevantes para captar e assinalar atividades invulgares para uma inspeção mais aprofundada – minimizando os casos de fraude.
Revisão regular dos sistemas digitais
As expetativas em matéria de viagens e despesas mudam com o tempo. Por exemplo, se a sua empresa funciona com base num modelo de trabalho híbrido, a política pode permitir que os empregados paguem determinadas despesas de escritório em casa que não eram permitidas há alguns anos, como Wi-Fi ou um segundo ecrã. À medida que as políticas da empresa evoluem, os sistemas de gestão da fraude também têm de evoluir.
Os limites e as regras com que os sistemas estão configurados devem ser atualizados após cada alteração da política vigente. Ao reavaliar regularmente as políticas e comunicar as alterações, as finanças podem garantir que qualquer atividade que possa ser considerada fraudulenta é detetada – mesmo que tenha sido permitida pelas políticas anteriores.
Combater a fraude e garantir a conformidade é uma tarefa contínua. As equipas de toda a organização podem trabalhar em conjunto para evitar despesas não autorizadas, estabelecer sistemas para detetar fraudes e garantir que esses sistemas se mantêm relevantes à medida que as políticas evoluem.
Uma abordagem robusta e em três vertentes para combater a fraude ajudará a proteger os seus resultados – e como a incerteza económica persiste, nunca houve melhor altura para se antecipar
Proteger os resultados: 5 formas de promover a conformidade com as T&E
Assegurar a conformidade das Travel & Expenses não é um exercício fácil. Com a persistência da incerteza económica e a evolução das formas de trabalho, as empresas enfrentam novos riscos. E uma má conformidade com as políticas da empresa tem consequências:a Association of Certified Fraud Examiners, ACFE, estima que 5% das receitas das empresas se perdem anualmente devido a fraudes em geral.
Para evitar a fraude especificamente em Travel & Expenses; para reduzir a carga de trabalho e afetar os orçamentos de forma eficaz, é vital garantir a total conformidade com as políticas da empresa. Estes são cinco controlos que pode introduzir para aumentar a conformidade:
1. Manter as políticas atualizadas
Dados recentes sugerem que 72% das empresas já implementaram um “regresso ao escritório” na sequência da mudança generalizada para o trabalho remoto. As formas de trabalho estão a evoluir e os líderes devem garantir que as políticas da empresa acompanham a evolução dos tempos. É importante reavaliar regularmente as políticas para evitar incumprimentos.
Por exemplo, cada função empresarial deve chegar a acordo sobre o que constitui uma despesa aceitável quando se trabalha à distância. As atualizações contínuas permitem que os líderes mantenham as políticas relevantes e adotem uma abordagem ágil para lidar com atividades não conformes.
2. Ofereça formação regular
A Association of Certified Fraud Examiners, ACFE, concluiu que a formação de sensibilização para a fraude reduz o custo e a duração da atividade fraudulenta, ajudando os funcionários a compreender as expectativas da empresa.
Melhorar a formação em torno das políticas, especialmente se estas forem ajustadas com frequência, ajuda os líderes a minimizar as infrações antes que estas aconteçam.
Esta formação pode assumir a forma de horas de expediente regulares com os empregados que não viajam frequentemente, ou de formação obrigatória em sistemas digitais utilizados para registar e comunicar despesas.
3. Utilizar tecnologias inteligentes
As tecnologias inovadoras estão a aproximar a conformidade do ponto de venda, reduzindo a probabilidade de problemas mais tarde no processo de aprovação.
Por exemplo, a apresentação de despesas pode ser automatizada, com os recibos a serem automaticamente carregados no sistema de T&E de fornecedores de viagens e transportes como a Uber.
Inovações como estas apoiam a conformidade das despesas e dos relatórios. E os colaboradores estão prontos para a mudança: de acordo com os dados da SAP Concur, dois terços dos gestores gostariam de ver a IA incorporada nas ferramentas de T&E.
4. Controlar o tempo do auditor
A nova automatização permite que os auditores canalizem o seu tempo para tarefas estratégicas e de maior valor. Mas o ritmo deve ser mantido.
Uma forma de garantir que o tempo do auditor é bem empregue é rever o tempo atribuído a cada relatório. Isto permite aos departamentos financeiros inspecionar a forma como os recursos de auditoria são distribuídos e fazer as alterações necessárias.
Com uma maior visibilidade, os responsáveis pela aprovação podem manter o seu tempo disponível para tarefas prioritárias, como a revisão de padrões de despesas suspeitas identificadas pela IA – e ajudar a combater a não conformidade.
5. Tornar a informação acessível
Antes de os empregados poderem preencher os relatórios de despesas, precisam de saber o que podem e o que não podem pedir. Para tal, é necessário comunicar eficazmente as políticas de T&E, o que constitui um processo em duas partes.
Em primeiro lugar, todas as atualizações das políticas devem ser claramente comunicadas a todo o pessoal relevante. Mas este não é um exercício único. Os líderes devem garantir que os pormenores completos da política estão bem documentados e suficientemente acessíveis para que os funcionários possam consultá-los mais tarde e compreender imediatamente os limites das despesas que podem efetuar.
Com a devida ponderação, as empresas podem promover uma maior conformidade com as políticas de despesas da empresa. Reduzir essa perda de receitas de 5% é uma mudança necessária para muitas organizações protegerem os seus resultados – e começa com estas medidas inteligentes relacionadas com T&E.